「メールに時間を取られてしまう」というのは、多くの人に共通する悩みです。日本の保守的な会社には、「上の人とのメールは、下の人で終わらなければいけない」という不思議な不文律が残っていたりします。
本来、メールは便利な時短ツールのはずですが、変な常識に振り回されていたのでは、いつまで経っても仕事は短くなりません。
無駄な習慣を見直して、メールの「手数」を減らすことが重要です。次の４つの習慣などは、すぐに改善できると思います。
メールの手数を減らす４つの習慣
①儀礼的なリアクションをしない
面談した相手に、「本日はありがとうございました」とお礼メールを送る人は多いと思いますが、その数が多くなれば大きな負担になります。
別れ際に、「本日はありがとうございました。お忙しいでしょうから、お礼メールはいたしませんので」とハッキリと伝えておけば、お互いにメールを書かなくて済みます。
最後にきちんと感謝の言葉を伝えておけば、礼を失することにはなりません。
相手との関係によっては、LINEで「ありがとうございました」と送るだけでもいいと思います。
②無駄にＣＣを増やさない
ビジネスメールは、ＣＣで多くの人に送信することが当たり前のようになっていますが、直接関係がないと思われる人にまで送るのは無駄な習慣です。
関係がない人にとっては、メールを読むだけ時間のロスにつながります。
その人が上のポジションにいる場合には、思わぬ横ヤリを入れてきて、メールの回数が増えるだけでなく、仕事が停滞することもあります。
相手に対する忖度の表れなのでしょうが、本当に大事な相手であれば、ピンポイントでメールを送った方が効果的です。
メールのＣＣは、必要最小限に抑える必要があります。
③会議のスケジュール調整はメールでやらない
取引先との商談や社内のミーティングなどで、次回のスケジュールを調整する際に、「後日、メールをします」というケースは、意外に多いと思います。
参加人数が複数の場合、その調整だけで何度もメールをやりとりすることになりますが、なぜか恒例行事のように、メール連絡が繰り返されています。
ミーティングの最後などに「その場」で決めてしまえば、手数ゼロで済みます。
スケジュール調整は、「日を改めてやるのが礼儀」と考えている人もいますが、お互いの負担を減らす方が礼儀にかなっているのではないでしょうか。
④ビジネスメールに「気の利いたフレーズ」は必要ない
ビジネスメールは、相手にコンパクトに要件を伝えることが目的ですから、気の利いたフレーズやオシャレな表現は必要ありません。
そこに意識が向いてしまうと、時間がかかるだけでなく、相手に「気の利いたことを返さなければ」と思わせますから、余計な負担をかけることになります。
凝った文面を送ったとしても、相手が「優秀な人だな」と思ってくれることはなく、逆に「ヒマなのかな!?」と疑いの目で見られてしまいます。
ビジネスメールは、短い時間で簡潔に書くことだけを心がければ十分です。
仕事を「短くやる」習慣（著：山本大平）より
| 『仕事を「短くやる」習慣』 （クロスメディア・パブリッシング） |