金曜日の午後3時に15分だけ「振り返り」の時間をつくることを習慣にしませんか？
スマホのカレンダーやスケジュール帳に予定として組み入れ、その時間が来たら、作業を中断して、コーヒーでも飲みながら１週間の仕事を冷静に見つめ直すのです。
「今週も会議が多かったな」とか、「提案資料が通らなかったな」など、その週の仕事に関するものなら、どんなことでもいいと思います。
たった15分のことですが、これを実施した結果を追跡調査すると、「ムダ」と気づいた仕事の13％を実際にやめられたことがわかりました。
わずかな数字と思うかもしれませんが、１週間の労働時間が37.5時間としたら、13％は約4時間に相当します。年間50週以上はあるので、ムダな仕事をやめたら、1年で200時間も削減できることになり、丸々1ヶ月分の時間を取り戻すことができます。
その1ヶ月分の時間があれば、もっと多くのタスクを手がけられ、休むこともできますから、今よりも身軽な状態をつくり出すことが可能になります。
「時間をかけてパワポで派手な資料をつくったけど、本当に効果があったのかな？」
「会議のための打ち合わせは、絶対に必要だったのだろうか？」
などの日常の仕事に関する問題点は、振り返ることによって、初めて浮き彫りになります。
あえて先に振り返りの時間をつくっておけば、その時点での修正点が明らかになりますから、ムダを省けるだけでなく、道に迷うことがなくなります。
1週間を振り返ることによって、ムダな時間を見つけ出し、それを自分のスキルアップの時間として使えば、新たな可能性を切り開くことができます。
ここで大事なのは、1週間を振り返ることによって、「自分は今まで、こんなムダなことを繰り返してきたのか……」と自己否定に走るのではなく、「これをやめれば、こんなことができるな」と自己効力感を高めて、ポジティブに捉えることです。
月曜日の動き出しを鮮明にイメージする
仕事のムダを見つけ出すことは、自分の失敗を探すことが目的ではありません。働き方の改善点を発見して、それをスキルアップに活用し、仕事の幅を広げることが目的ですから、ネガティブな気持ちになる必要はありません。
「間違い探しゲーム」に挑むくらいの感覚で、前向きに続けることが大切です。
この習慣を身につけると、漠然とした不安を解消して気持ちが軽くなるだけでなく、翌週の動き出しを早めることができます。\
日曜日の夕方になると、翌週の月曜日が憂鬱に感じる「サザエさん現象」は、ビジネスパーソンの実に６割が経験しているといわれますが、その原因は、月曜日にやるべき仕事が明確になっていないため、漠然とした不安に襲われるケースがほとんどです。
夕方放送のＴＶアニメ『サザエさん』を観るから憂鬱になるのではなく、休日が終わることが寂しいのでもありません。明日の仕事が明確化されていないから、それが心配や不安の原因となって、気持ちが重く沈んでしまうのです。
その心理を山登りに例えるならば、登るべき山はハッキリと見えているけれども、どのルートからどんな方法でアプローチすればいいのか、その登り方がわかっていない状況に似ています。
きっと大変だろうな、疲れるのかな、寒いのかな……と想像しただけで鬱々とした気分になり、会社に行くのが面倒臭くなってしまうのです。
金曜日の午後3時に15分だけ振り返りをしておけば、「今週はこの部分が進まなかったから、来週はここから手をつけ始めよう」とか、「この2つの改善点を先にやっておく必要があるな」など、月曜日の動き出しを鮮明にイメージすることができます。
金曜日の段階で「旅のしおり」をつくって、「何時までに何合目まで登るか？」というスケジュールができていれば、週明け月曜日の初速が早くなります。
こうした仕組みをつくっておけば、不安なく休日を楽しむこともできるのです。
『仕事は初速が9割』（著：越川 慎司）より
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